Con estas apps te organizarás mejor el trabajo y ganarás tiempo

Los gestores de tareas son programas muy útiles diseñados para ayudar a simplificar proyectos y facilitar la colaboración entre los partícipes y sus diferentes actividades. Un software muy útil, sobre todo para una empresa o negocio, ya que agiliza los proyectos al mostrar el panorama completo de las cargas de trabajo, tanto individuales como por área, coordina el flujo laboral y mantiene a todo el equipo avanzando hacia un objetivo en común. También sirve para evitar que haya una asignación de actividades o responsabilidades desequilibrada, permite que los colaboradores consulten el avance de sus tareas y facilita un aprovechamiento mejor del tiempo.

Gestores de tareas que facilitan tener toda la información de las diferentes áreas y proyectos en un mismo lugar y con una accesibilidad segura y flexible. Esto a su vez funciona como un historial completo de las tareas planificadas y completadas, eventos pasados y futuros, datos de clientes, facturas, e información de valor.  Una vez que el software tiene toda la información, analiza los datos, realiza informes y de esta manera el usuario puede comprobar lo que funciona y lo que no, para de esta manera, mejorar los procesos y aumentar la productividad.

Existen muchas aplicaciones que pueden ayudarte a organizar el trabajo, tanto a nivel personal, como si eres autónomo, empresario o formas parte de una empresa. Estas son algunas de las más populares:

To Do. El planificador diario inteligente de Microsoft, que incluye “Mi día”, una práctica agenda con sugerencias personalizadas para actualizar tareas pendientes diarias o semanales. Desglosa las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y define avisos para llevar un seguimiento diario. Una aplicación que está disponible, tanto para escritorio como para móvil, y a la que se puede acceder desde cualquier lugar para organizarse bien. También permite conectar online con los amigos, familiares y compañeros y compartir con ellos las tareas pendientes.

Trello. Es un gestor ideal para equipos y muy sencillo de utilizar. Permite organizarse de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas divididas en columnas y un sistema de tarjetas. Cada tarjeta puede contener todo tipo de información, desde archivos adjuntos hasta comentarios. Las tarjetas se pueden mover de una columna a otra y van indicando el progreso en el trabajo. Un método muy visual y efectivo para seguimiento de lo que se va logrando en el día a día.

Scoro. Un software de gestión ideal para agencias, consultorías y firmas de servicios profesionales que buscan simplificar sus procesos de trabajo y automatizar tareas para potenciar la productividad de todas sus áreas de negocio. Scoro proporciona todas las herramientas necesarias para una gestión completa: programación y seguimiento de tareas y trabajo, colaboración, base de datos de contactos, CRM, cotización y facturación, creación de informes avanzados, paneles en tiempo real y mucho más. Para los que necesitan una solución que gestione proyectos, tiempo, ventas, finanzas y creación de informes y tenerlo todo en un solo lugar.

Podio. El programa de gestión de Podio es un gran recurso para impulsar proyectos de negocio. Transforma y alinea los datos de una empresa y todo el contenido, las conversaciones y el proceso interno en un solo punto. Goza de una fácil administración, comunicación rápida y estructura personalizada, de esta manera todos los colaboradores pueden tener roles claramente definidos y funciones adaptadas a sus necesidades actuales.

ActiveCollab. Proporciona herramientas organizativas y de planificación tales como un tablero centralizado, filtrado de tareas, administración del flujo de trabajo y un calendario todo en uno para seguimiento del tiempo y más. Un software de gestión que fue desarrollado pensando en los profesionales creativos: gestores de proyecto, desarrolladores de programas, gerentes de marketing, creadores de contenido y diseñadores con el objetivo de limitar la cantidad de tiempo perdido en la correspondencia del correo electrónico y la confusión cuando se trata de quién hace qué. Con ActivCollab los usuarios pueden crear un proyecto y dividirlo en pequeñas tareas masticables. Establece fechas límite y delega. Facilita también la administración de facturas y el seguimiento de pagos, para garantizar que los trabajos siempre se paguen a tiempo y se recuerde a los clientes de los pagos pendientes. Las facturas pueden personalizarse con la marca de la empresa y enviarse desde la plataforma ActiveCollab.

Toggl. Es de gran utilidad para quienes comienzan un negocio o profesionales que facturan sus ganancias por horas. Una aplicación que ayuda a calcular cuánto tiempo es facturable. También ofrece alternativas para hacer seguimientos de proyectos desde el dispositivo móvil, ayuda a mantener el orden visual de las tareas pendientes al agregarle diferentes colores a las hojas de registros, lo que facilita encontrar la información más rápido. Una herramienta que es ideal para tener recogido el tiempo que lleva cada proyecto ya que cuenta con un «play» y un «stop» como si fuera un cronómetro. A la hora de darle al «play» se asigna un proyecto y automáticamente empieza a contabilizar.

Hibox. Cubre todas las necesidades de trabajar en equipo: comunicación, gestión de proyectos y documentos, trabajo en remoto desde casa o durante los viajes de negocio. Cuenta con un asistente virtual que utiliza inteligencia artificial y puede reconocer de forma automática si un mensaje es una tarea y sugerir asignarla en base a la carga de trabajo de los miembros del equipo y sus habilidades.

Evernote. Su objetivo es la organización de información mediante el archivo de notas. Para guardarlas se deben crear títulos que luego facilitan encontrar el contenido. Gestiona múltiples documentos que se pueden escanear. Cuenta con una web clipper para guardar páginas web, artículos y archivos y el modo offline que permite usar la aplicación si no se tiene Internet disponible. Evernote se sincroniza automáticamente con otras plataformas.

Asana. Un gestor muy enfocado a la coordinación de equipos. Ayuda a organizar el trabajo, mantener a los miembros en sincronía y alcanzar las metas propuestas. Suma a las opciones habituales de comunicación un chat con la posibilidad de añadir likes, comentarios o mensajes. La organización y la planificación de tareas se pueden ver de diferentes maneras como tablero, calendario o lista. Otra ventaja es que se integra con otras aplicaciones de Google.

Slack. Combina la simplicidad de la mensajería de textos con el seguimiento de las comunicaciones en el trabajo. Las conversaciones tienen lugar en espacios llamados canales, fáciles de consultar que permiten elegir qué conversaciones son importantes y cuáles pueden esperar. Los canales se ordenan por equipos, proyectos, clientes o según las necesidades. Los hilos permiten tener conversaciones paralelas para no entorpecer el tema o el proyecto principal.