¿Cómo optimizar el trabajo en equipo? 7 consejos y 7 herramientas fundamentales

Está demostrado que se obtienen más y mejores frutos cuando las personas trabajan juntas, orientadas hacia un objetivo común, que si lo hacen en solitario. Las empresas son conscientes y fomentan el trabajo en equipo en sus organizaciones para conseguir buenos resultados. Pero trabajar en equipo no siempre es sencillo, los individualismos, la competitividad entre los partícipes, las largas reuniones poco productivas o las dificultades en la comunicación hacen que el grupo no acabe de funcionar.

Lograr que un equipo pueda trabajar de forma unida y optimizar los resultados se puede lograr si seguimos estos consejos:

Adaptarse: para trabajar en equipo hay que dejar de lado los intereses personales en pro del bien común y tener la capacidad de ceder cada uno algo. Contar con una serie de reglas preestablecidas que todos deban seguir es una manera de hacerlo más sencillo.

Trabajar las habilidades sociales. Hay personas que naturalmente tienen lo que se denomina “don de gentes” y están especialmente capacitadas para trabajar en equipo, comunicar bien y convencer al resto de sus ideas. Para los que no tienen el don “de serie”, la buena noticia es que las habilidades sociales se pueden desarrollar con la práctica.

Participar. Ninguno de los participantes debe guardarse su opinión por miedo al rechazo o por temor a no ser tomados en serio. Muchas veces las ideas más geniales se esconden en los comentarios más triviales y toda opinión es valiosa.

La imaginación al poder. Es importante promover la creación conjunta. Organizar sesiones de brainstorming para generar ideas, propiciar las discusiones creativas y estar preparados para que existan distintos puntos de vista.

No temer a los desacuerdos. Es frecuente que en un grupo de trabajo no todos piensen lo mismo. Ya sea sobre cómo afrontar un proyecto o debatiendo una nueva idea, lo importante es mantener un ambiente de respeto para que estos desacuerdos sean productivos.

Fijar objetivos claros. Es de gran ayuda fijar un objetivo general, pero que permita a los integrantes del equipo conseguir sus propios resultados y tomar decisiones individuales para alcanzar sus metas. Esto propiciará que se sientan más implicados.

Contar con un canal de comunicación abierto. A través del cual el equipo pueda comunicarse, resolver dudas, o fijar intervalos de tiempo en los cuales pueden hacerse reuniones breves para discutir temas.

Tener acceso a recursos tecnológicos para poder colaborar y comunicarse es crucial para los equipos

Las aplicaciones orientadas al trabajo en equipo permiten organizar las tareas y dejar establecidos los objetivos de forma que puedan ser consultados en cualquier momento. Utilizar herramientas compartidas facilita que las ideas y el trabajo conjunto no se pierdan.  Cualquier nueva actualización, archivo o contenido se encontrará sin ningún problema. Esto servirá para reducir obstáculos, de manera que trabajar juntos y colaborar sea más fácil y se obtengan mejores resultados con un menor esfuerzo.

Estas son algunas de las herramientas que la tecnología nos brinda y que facilitan el trabajo en equipo:

Trello. Es un gestor ideal para equipos y sencillo de utilizar. Permite organizarse de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas divididas en columnas y un sistema de tarjetas. Cada tarjeta puede contener todo tipo de información, desde archivos adjuntos hasta comentarios. Las tarjetas se pueden mover de una columna a otra y van indicando el progreso en el trabajo. Un método muy visual y efectivo para seguimiento de lo que se va logrando en el día a día. www.trello.com/es

Hibox. Cubre todas las necesidades de trabajar en equipo: comunicación, gestión de proyectos y documentos, trabajo en remoto desde casa o durante los viajes de negocio. Cuenta con un asistente virtual que utiliza inteligencia artificial y puede reconocer de forma automática si un mensaje es una tarea y sugerir asignarla en base a la carga de trabajo de los miembros del equipo y sus habilidades. www.hibox.co/es/

Evernote. Su objetivo es la organización de información mediante el archivo de notas. Para guardarlas se deben crear títulos que luego faciliten encontrar el contenido. Gestiona múltiples documentos que se pueden escanear. Cuenta con una web clipper para guardar páginas web, artículos y archivos y el modo offline que permite usar la aplicación si no se tiene Internet disponible. Evernote se sincroniza automáticamente  con otras plataformas. www.evernote.com/

Asana. Un software muy enfocado a la coordinación de equipos. Ayuda a organizar el trabajo, mantener a los miembros en sincronía y alcanzar las metas propuestas. Suma a las opciones habituales de comunicación un chat con la posibilidad de añadir likes, comentarios o mensajes. La organización y la planificación de tareas se pueden ver de diferentes maneras como tablero, calendario o lista. Otra ventaja es que se integra con otras aplicaciones de Google. www.app.asana.com/

Slack. Combina la simplicidad de la mensajería de textos con el seguimiento de las comunicaciones en el trabajo. Las conversaciones tienen lugar en espacios llamados canales, fáciles de consultar que permiten elegir qué conversaciones son importantes y cuáles pueden esperar. Los canales se ordenan por equipos, proyectos, clientes o según las necesidades. Los hilos permiten tener conversaciones paralelas para no entorpecer el tema o el proyecto principal. www.slack.com/

Otras herramientas de trabajo en grupo que son de utilidad para:

Compartir archivos:  Google Workspace, Drive, Microsoft Office o Dropbox. En el trabajo en equipo la abundancia de información a la que se tiene acceso puede provocar que lo importante se pierda de vista. Para prevenir esto, es importante establecer con anticipación que el equipo conozca exactamente dónde estará cada cosa que necesita. Si utilizamos una herramienta para compartir archivos centralizada, este problema se soluciona. El equipo tendrá un archivo compartido y un lugar para guardar los documentos al que cualquiera puede acceder.

Reuniones y comunicaciones con vídeo: Zoom, Teams, Meet, Skype. Se volvieron imprescindibles con la pandemia y el teletrabajo. Las reuniones con vídeo permiten al equipo verse cara a cara, lo que ayuda a desarrollar un ambiente colaborativo, aunque se esté trabajando de forma remota.